事務職歴7年の私が考える事務員に向いている人・向いていない人

仕事

事務職は電話対応、書類作成がメイン業務

事務職の仕事は主に「電話対応」「書類作成」となります。

会社により庶務や受発注業務などいろいろ加わりますが、基本は電話とPCで書類作成です。

 

みんな電話対応が嫌いだから苦手でも気にしない

電話対応は新卒入社時に研修で行われ、事務職でなくても仕事で電話を使う場面はたくさんあるので誰もが通る道ですね。

 

今までいろんな人を見てきて、電話が好きで自分から積極的に取る人は稀です。

1社目の会社で、ひとり嬉々として電話対応をすすんでしていたおじさんがいました。

そのおじさんは書類作成やデータ入力、メール対応は好きではなかったので、電話が鳴ったらすぐ出ていました。

私はそのおじさんに電話対応を任せて、カタカタと大量の事務処理をしていました。

電話に出たくない私と事務処理をしたくないおじさん、これぞWin-Winの関係です。

 

しかし、ほとんどの人は「おい誰か電話出ろよ」と思っています。

特に年を重ねるごとに電話を取らなくなります。

 

電話はこちらのタイミングを完全に無視してかかってきます。

自分の仕事の手を止めて電話に出なければいけないので、電話対応が嫌いな人は一定数います

 

なので電話対応が苦手でも大丈夫です。

みんな電話なんて嫌いですから(^ω^)

 

そんな中で1コールで電話に出るあなたは事務職の神様です。

「誰も電話に出ないから私が出てあげている」くらいに思って大丈夫です。

\いつも電話に出てくれてありがとう/

 

電話対応が苦手な人でも数をこなせば慣れてきます

ゆっくり聞き返しながら、ゆっくり話して大丈夫です

ここでも「私が電話に出てあげている」と思って優雅に対応していいですww

 

私は電話対応自体は苦ではないですが、何本も連続でかかってくるとストレスで頭がおかしくなります(なりました)。

多くの電話を処理していくより、1本1本丁寧に電話対応したいタイプです。

営業事務は基本的に電話が多く、ひっきりなしにかかってきます。

特に受発注業務がメインの営業事務はやめたほうがいいです。

 

慣れてきても電話対応が辛いのであれば、電話が少ない事務職もあるのでがんばって探しましょう。

間違っても時給がちょっといいからってコールセンター業務を選ぶのは絶対やめましょう

 

 

何でいまどき電話やFAXが主流なんだろうか…

全部メールにして( ;´Д`)

 

タッチタイピングを習得して手早く書類を作成

私が大学生のときにはPCの授業があって、タッチタイピングの試験がありました。

パソコン検定3級を取得することが単位を取るために必須だったので猛烈に練習しました。

おかげでそこそこの速さで打てるようになり、今ではカタカタさせることに快感を覚えるレベルに達っしましたwww(^ω^)

 

いちこ
いちこ

クラウドワークスでデータ入力のお仕事やりたい

 

当時は「ブラインドタッチ」と呼ばれていましたが、今ではタッチタイピングを言います。

ブラインドタッチって言葉はわかりやすいのですが、少し差別的だということであまり使われなくなってきています。

 

事務職未経験でもタッチタイピングができれば採用される可能性が上がります

タッチタイピングの練習はネットで無料のサイトがいくつもあるので、好きなもので練習しましょう。

私はお寿司のタッチタイピングサイトで練習していました。

 

 

またエクセルやワード、パワーポイントも使えたほうがいいですが、実践しながら覚えていけばいいと思います。

会社によりSQLやピボットを使ったり、関数で組んだエクセルを使用したりなど傾向が異なります。

使えるに越したことはありませんが、書類作成をスムーズに楽にするために自分でいろいろ調べながらやるのも良い経験になります。

 

2社目では何でもコピペで書類を作成していたので、私が関数を入れて1ヶ所入力すればシートに反映される仕組みを作ったりしていました。

全部自分が楽をするためにやりました!!!

 

正確に早く書類作成ができる事務員さんになりましょう。

 

電話とPCが使えれば事務職OLになれる

どの仕事も一見楽そうに見えて大変な部分が少なからずあります

しかし、自分に向いている仕事であれば長く続けていても苦になることはありません。

向いていない仕事は毎日会社に行くのも辛くて「早く仕事終われ…!」と時計をすぐ確認してしまうでしょう。

 

電話とPCが使えれば事務職に就けると言いましたが、サポートすることが好きで周囲の人と協力して仕事をするのが好きな方におすすめです。

 

事務職に向いている人

 

今まで7年も事務職をしてきて、

この人の対応いいなーとか

一緒に仕事をやりやすいと感じた人の特徴を挙げていきます。

 

すっごい当たり前のことから、かなりの独断と偏見が含まれていますのでご了承ください(^ω^)

 

人あたりがよい

人の好き嫌いはあっても誰とでもうまくやっていきたいと思いますよね。

相手に対して優しく、何か頼んでも快く引き受けてくれる人は事務職に向いています。

事務職はお客様だけでなく社内の人ともやりとりすることが多く、サポート業務なので接し方が柔らかい(丸い?)ほうがいいです。

 

私は嫌なことはNO!というタイプですけど…w(やんわり言えば大丈夫)

人あたりがいいのはどの職業でもあったほうがいいですよね。

 

正確に事務処理ができる、細かいことまで気がつく

事務仕事はスピードと正確さが求められます

いくら早くてもザル並みにミスが多ければ意味がありません。

 

1社目に在籍していたときは先輩が押印の仕方が少しでもずれていてもやり直しをさせられるほど細かったですが、私が退職後しばらくしてメンバーが入れ替わり、大らか(笑)な方ばかりになっていたようで、間違いがあっても契約書を郵送してそのまま締結してしまったりということがあるほどゆるくなってしまったようです。

 

これを聞いたときは悲しかった〜(´・Д・)

事務職には何より正確さが大事です。

「少しくらい、いいや」で事務処理はしないようにしましょう。

人によって正確さのレベルが違うと難しいんですけどね…

 

線の種類が違うとか書類の体裁より、数字と誤字脱字だけは本当に気をつけてください

個人的には書類の体裁と全角半角も気になっちゃうんですけどw

数字と誤字脱字がなければ重大なミスにはつながらないので、気をつけるべき点に力を入れてください。

 

これは血液型は全く関係なく、その人の仕事における性格によるものです。

1社目の会社では、B型の上司はA型の私よりチェックが細かかったです。

2社目の会社でB型の先輩の口癖は「たぶん〜だと思う」「〜でいいじゃん」といつも他人事でいい加減なのでチェックしてもらう意味がないレベルw

もともと几帳面でない方でも事務仕事をしているうちに細かいところまで目がいくようになります。

 

とにかく細かいところまで気づける人がいいです。

で、人あたりも良ければ細かいところまで気づいても相手にうまく伝えることができます。

 

急な出来事にも対応できる、臨機応変

ある程度事務仕事に慣れてくれば臨機応変に対応できると思います。

事務仕事はちょくちょく微細な変更が入ります。

 

急な出来事でもうろたえず、しっかりこなせる方に向いています。

 

まあ、あんまり変更回数が多いとさすがにイラってしますけどね(^ω^)w

 

事務職に向いていない人

事務職以外の仕事のほうが向いていそうだなという方でも慣れてきたら事務職の適性が出てくることもあります。

が、見てきた感じだと以下の人は事務職に応募しないほうがいいかもしれないです。

 

仕事が雑な人

雑でいい仕事がこの世にあるかどうかわかりませんがw

事務職はと・に・か・く!正確さが大切です。

 

事務で雑だと仕事を任すにも任しきれないです。

自分で自分の仕事をダブルチェックする習慣を持ちましょう。

 

マイペースに仕事をしたい人

電話なんて誰が作ったんだよと思うときがあるほどに、連続して電話が鳴ることがあります。

たまにならいいですが、頻繁にこれが起こると私みたいにイライラしますw

周りの人が電話を知らんぷりしているとますます怒りが…w

 

また、締め切りがある仕事でもゆっくり作業されると困りますよね。

正確さも大事ですがスピードも求められます

 

人と協力して仕事ができない または 情報共有する気がない

事務職以外でも必要ですが、ナチュラルに協調性がない・情報共有しない人がいます。

事務職はひとりで完結する仕事は少ないです。(ひとり事務員は別)

 

情報共有しない人が多いと本当に苦労しますからね…

白髪が2倍に増えた私からのアドバイスです( ・_・)

 

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